« Dieu a tant aimé le monde qu’il n’a pas envoyé un comité. »[1] Trop souvent les réunions de comité sont mal dirigées, se dégénérant en discussion sans fin et sans décision elles deviennent une perte de temps ou pire : une source de dispute et de division dans l’église. Pourtant, Dieu nous a faits pour travailler ensemble. L’église est le corps de Christ ; nous avons besoin les uns des autres. Si le comité est bien dirigé, les membres peuvent partager leurs dons pour aider le pasteur à accomplir le ministère de son église d’une manière qu’il n’aurait jamais considéré tout seul. Rien ne déterminera plus rapidement le succès ou l’échec du pasteur que sa manière de travailler avec le comité. Que vous soyez doué comme prédicateur avec un fort sentiment de l’appel sur votre vie, si vous ne savez pas travailler efficacement avec le comité d’administration, vous n’atteindrez jamais votre potentiel et votre église n’accomplira pas sa mission.

ÉTABLIR UN ORDRE DE JOUR COMMUN

Deux problèmes communs dans les réunions de comité : (1) Chaque personne a son propre ordre du jour, et (2) le pasteur maintient avec difficulté contrôle de la réunion. John Maxwell raconte que dans la deuxième église où il avait été pasteur, juste avant la clôture de chaque réunion de comité, un certain membre se raclerait sa gorge et dirait : « Avant de partir, j’aimerais discuter une autre question. » Chaque réunion se terminait sur une note négative.

Le pasteur a la responsabilité d’établir l’ordre du jour. Bien avant chaque réunion, les membres du comité devraient pouvoir donner sous forme écrite toute question qu’ils voudraient présenter. Tout membre a le droit de présenter n’importe quel point. Quand le comité se réunit, seulement les points sur l’ordre du jour seront discutés. Ainsi, il n’y a jamais de surprise.

L’ordre du jour est construit d’une manière qui maintient une approche positive et productive. Il est divisé en trois sections : information, étude et actions.

1.       Points d’information (cinq minutes) : Chaque réunion devrait commencer sur une note positive. En cinq minutes, donnez cinq ou six rapports positifs concernant le ministère de l’église : combien de personnes étaient présentes pour le cours pour les nouveaux convertis, comment le Saint-Esprit a béni dans le groupe de jeunesse, des événements futurs ou des réunions spéciales. C’est aussi le moment de rappeler à tout le monde pourquoi le comité se réunit.

2.       Points d’étude : C’est la partie la plus importante. Quatre-vingt-quinze pour cent du temps sera investi à étudier et à discuter ces points d’intérêt. Le but de ce temps est le brainstorming ou les remue-méninges.[2] Mettez-vous près d’un tableau pour écrire toute idée qui sera présentée. Écrivez chaque idée, même les plus originales ou difficiles à réaliser. Ce n’est pas le moment de voter ; c’est le moment de faire sortir toute suggestion et toute objection.

Ne procédez jamais au vote sur un point que vous avez donné comme point d’étude. La pression d’un vote polarise le comité et décourage la pensée libre et créative. Ne votez jamais sur un point avant la prochaine réunion.

Maxwell raconte comment il a gardé un point d’étude pendant huit mois : que faire avec l’ancien sanctuaire ? Il voulait en faire un gymnase pour les jeunes, mais il savait que beaucoup de membres seraient contre l’idée puisque c’était là où ils avaient été sauvés ; c’était comme un sacrilège. Alors, il attendait à ce qu’ils arrivent à l’idée eux-mêmes. Quelques autres membres avaient le souffle coupé quand un des nouveaux membres a présenté l’idée du gymnase, mais Maxwell a rappelé à tout le monde qu’ils ne votaient pas ; ils exploraient les idées. Avec le temps, le comité s’est rendu compte qu’un gymnase serait le meilleur emploi du bâtiment. Un membre restait opposé à l’idée. Maxwell l’a invité à dîner avec lui dans un restaurant où ils ont discuté le point. Ce dernier s’est enfin accordé avec l’idée. Maxwell lui a demandé de faire la motion. Quand le membre l’a fait, tout doute des autres membres a été dissipé et le vote était unanime. Garder les points dans la partie d’étude permet aux membres de réfléchir sans se sentir menacés jusqu’à ce que l’on parvienne à un consensus. Ce n’est qu’alors qu’un point est prêt à être présenté dans la dernière section.

3.       Points d’action : Cette section finale de l’ordre du jour contient des points d’action qui ont déjà été étudiés pendant au moins une autre réunion. Ces points, ayant été étudiés et discutés sont prêts à être votés. Ne passez pas plus de cinq minutes dans cette section. Si les membres du comité ont été honnêtes et que la discussion et l’étude aient été approfondies, il n’est pas nécessaire de passer plus de temps dans cette section.

Nous avons besoin des membres de nos comités qui nous ouvrent des perspectives, partagent leur expérience et nous donnent une force que nous n’aurions pas tout seuls. Un comité bien dirigé multiplie les efforts du pasteur et rend plus efficace le ministère de l’église. Le Saint-Esprit seul nous donne le réveil, mais Dieu peut se servir d’un pasteur et d’un comité qui travaillent en équipe pour l’amener.

Quand un point N‘est PAS prêt à être voté

• Quand il y a très peu de commentaire. Une fois Maxwell a partagé son désir de placer une certaine personne dans une position de leadership dans l’église. La réponse était le silence. Il a décidé de le laisser tomber. Pendant la semaine, il a téléphoné à chaque membre du comité. Ils étaient tous contents de recevoir un coup de téléphone : ils savaient des choses concernant la vie de l’individu qui le disqualifiaient du leadership mais ne voulaient pas en parler publiquement.
• Quand un contestataire en privé demeure dans le silence. Si un membre vous a partagé en privé certains doutes au sujet d’une proposition, mais garde le silence pendant une réunion, ne forcez pas le vote. Si vous pensez qu’il est conciliant, pensez encore ! Il minera probablement la décision plus tard. Laissez tomber pour le moment, mais parlez avec lui plus tard pour savoir pourquoi il ne voulait pas partager ses soucis. Encouragez-le à en parler dans la prochaine réunion. S’il ne le fait pas, partagez ses doutes avec le comité et sa réticence d’en parler. Puis, discutez-les.
• Quand les membres vous lancent un regard ébahi. Cela indique que les idées n’ont pas été bien communiquées. Présentez-les à nouveau jusqu’à ce que vous soyez certain que tous les membres sont sur la même page.
• Quand les membres sont plongés dans leurs pensées. Parfois des gens ont besoin de plus de temps pour digérer l’information, surtout si elle contient une nouvelle mauvaise ou surprenante. Encouragez les membres à y réfléchir chez eux. Parlez-en de nouveau quand tous les membres sont prêts.
• Quand les points clés ne sont pas discutés. Parfois dans le brainstorming, vous savez que quelques objections clés ne sont pas présentées. Évitez la tentation de passer au vote. Les points négatifs qui n’ont pas été discutés ne disparaîtront pas ; ils empireront. Encouragez les membres à discuter leurs soucis. Et s’ils ne les soulèvent pas, faites-le vous-même.

[1] Extrait et adapté de John C. Maxwell, « Getting Your Church Boa
rd on Board » dans Enrichment, v. 1, no 4, Fall 1996, p. 84-86.

[2]Réunion organisée pour que les participants émettent des idées, formulent des propositions. Recomm. offic. pour brainstorming.